Notre engagement en matière de confidentialité
Les renseignements personnels sur la santé sont confidentiels et ils font l’objet d’une préoccupation importante de la part des Ontariennes et Ontariens. CyberSanté Ontario s’emploie à assurer l’intégration harmonieuse des mécanismes, des pratiques et des politiques de protection de la vie privée pour toutes les applications des dossiers de santé électroniques (DSE).
Description en langage clair du dossier de santé électronique et liste des répertoires accessibles au moyen du dossier de santé électronique
La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (ci-après la Loi) permet de prescrire des organisations afin qu’elles puissent recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur la santé à des fins précises. À ce titre, Santé Ontario agit en tant qu’organisation prescrite en vertu de la partie V.1 de la Loi et de ses règlements connexes (Règlement de l’Ontario 329/04) pour élaborer et tenir à jour le dossier de santé électronique.
Le dossier de santé électronique contient un dossier numérique sécurisé compilant des renseignements sur les soins de santé personnels, mis à jour en temps réel et mis à la disposition des fournisseurs de soins de santé autorisés par voie électronique afin qu’ils puissent accéder rapidement aux renseignements personnels essentiels sur la santé, améliorant ainsi la qualité des soins. Il permet également aux dépositaires autorisés de renseignements sur la santé de recueillir, d’utiliser et de divulguer de tels renseignements. On compte parmi les dépositaires de renseignements sur la santé les professionnels de la santé (y compris des médecins et du personnel infirmier), les hôpitaux, les foyers de soins de longue durée, les maisons de retraite, les pharmacies, les laboratoires, les services ambulanciers, les médecins-hygiénistes des conseils de santé et le ministre de la Santé.
En tant qu’organisation prescrite, Santé Ontario :
- gère et intègre les renseignements personnels sur la santé adressés par les dépositaires de renseignements sur la santé;
- veille au bon fonctionnement du dossier de santé électronique;
- veille à l’exactitude et à la qualité des renseignements personnels sur la santé contenus dans le dossier de santé électronique;
- analyse les renseignements personnels sur la santé contenus dans le dossier de santé électronique pour envoyer aux dépositaires de renseignements sur la santé des alertes et des rappels qui leur serviront dans le cadre de la prestation de soins aux particuliers.
L’organisation prescrite reçoit de la part des dépositaires de renseignements sur la santé des renseignements personnels sur la santé autorisés en vertu de la Loi. En général, les dépositaires de renseignements sur la santé seront seulement autorisés à accéder au dossier de santé électronique pour prodiguer ou aider à prodiguer des soins de santé à une personne ou s’ils ont des motifs raisonnables de croire qu’il est nécessaire d’éliminer ou de réduire un risque important de préjudice à une personne ou à un groupe de personnes.
Le ministre de la Santé peut également ordonner la divulgation de renseignements personnels sur la santé à des fins précises, comme la recherche. Avant d’ordonner toute divulgation, le ministre doit consulter le comité consultatif désigné en vertu de la Loi.
Description des types de renseignements personnels sur la santé (RPS) reçus
Le dossier de santé électronique se compose des répertoires suivants, lesquels contiennent des renseignements personnels sur la santé reçus en vertu de la Loi et de ses règlements.
| Répertoire | Description des RPS | Type de RPS | Source |
|---|---|---|---|
| Répertoire des données cliniques (RDC) sur les soins actifs et communautaires | Renseignements cliniques sur les soins actifs | Données démographiques sur les patients, rapports des services d’urgence, rapports de consultation, résumés de l’hospitalisation et renseignements sur les placements en foyers de soins de longue durée, y compris les évaluations des risques et les plans de traitement | Hôpitaux et organismes de soins à domicile et en milieu communautaire |
| Service commun d’imagerie diagnostique (SC-ID) | Rapports d’imagerie diagnostique et imageries | Rapports d’imagerie diagnostique et imageries telles que les radiographies, les tomodensitométries, les IRM et les échographies | Hôpitaux, établissements de santé indépendants ayant soumis des données aux trois répertoires d’imagerie diagnostique régionaux de la province |
| Répertoire numérique des médicaments (RNM) | Renseignements sur les médicaments et ordonnances | Renseignements sur les médicaments et ordonnances tirés des programmes de médicaments et de services de pharmacie financés par l’État (programme MedsCheck, programme d’abandon du tabagisme offert en pharmacie, administration de vaccins, etc.) ainsi que des programmes de médicaments contrôlés (narcotiques et substances contrôlées), quel que soit le payeur | Ministère de la Santé |
| Répertoire des données cliniques (RDC) sur les soins de santé primaires | Renseignements cliniques soumis au moyen de systèmes de dossiers médicaux électroniques certifiés | Données démographiques, renseignements sur les médicaments pris par le patient et leurs effets indésirables, les allergies du patient, son état de santé actuel, ses antécédents médicaux et chirurgicaux, ses vaccins, ses facteurs de risque, ses signes vitaux et leur tendance | Fournisseurs de soins primaires tels que les médecins généralistes ou les médecins de famille |
| Registre provincial des clients (RPC) | Caractéristiques et indicateurs démographiques des patients | Numéros de carte Santé, numéros de dossiers médicaux et coordonnées | Ministère de la Santé et établissements de soins de santé participants |
| Système d’information de laboratoire de l’Ontario (SILO) | Données de laboratoire | Demandes d’analyses de laboratoire et résultats de ces analyses | Hôpitaux, laboratoires communautaires et laboratoires de santé publique |
Survol des mesures de précaution d’ordre administratif, technique et matériel
Santé Ontario a mis en place des mesures de précaution d’ordre administratif, technique et matériel aux fins suivantes :
- Éviter le vol ou la perte de renseignements personnels sur la santé accessibles au moyen du dossier de santé électronique, de même que leur collecte, leur utilisation ou leur divulgation sans autorisation;
- Protéger les renseignements personnels sur la santé accessibles au moyen du dossier de santé électronique contre leur duplication, leur modification ou leur élimination sans autorisation;
- Préserver l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels sur la santé accessibles au moyen du dossier de santé électronique.
Ces mesures de précaution passent par l’utilisation d’outils (aussi bien technologiques que physiques), comme des logiciels de sécurité, des protocoles de cryptage, des pare-feu, des dispositifs de verrouillage et d’autres contrôles d’accès. En voici quelques exemples :
- la nomination d’un directeur général de la protection de la vie privée responsable du programme en la matière;
- la réalisation d’évaluations de la protection de la vie privée réalisées pour l’ensemble des projets et initiatives afin de définir et atténuer les risques en la matière;
- une série complète de politiques sur la protection de la vie privée exposant les pratiques de gestion des renseignements de Santé Ontario;
- la formation obligatoire de l’ensemble du personnel sur la sécurité et la protection de la vie privée au moment de leur embauche et chaque année par la suite;
- la formation adaptée au poste pour les personnes ayant un accès défini et contrôlé aux renseignements personnels sur la santé;
- les ententes avec les dépositaires de renseignements sur la santé qui définissent les rôles, responsabilités et obligations encadrant leur contribution et leur accès au dossier de santé électronique;
- les mesures de contrôle de l’accès visant à s’assurer que les gens ne peuvent consulter les renseignements personnels sur la santé que de façon directement proportionnelle à la durée de leurs fonctions et aux fins nécessaires à leur exécution.
Pour en savoir plus sur les pratiques de Santé Ontario en tant qu’organisation prescrite, veuillez consulter son Énoncé des pratiques d’information relatives aux DSE.